Sao lưu dữ liệu tự động phòng tránh mất mát thông tin

Sao lưu dữ liệu tự động là cách chắc chắn nhất để không mất ảnh, tài liệu, công việc khi ổ cứng hỏng, máy bị mất hoặc dính mã độc tống tiền. Nguyên tắc đơn giản để nhớ là quy tắc 3-2-1: giữ ba bản dữ liệu, trên hai loại phương tiện khác nhau, trong đó một bản ở nơi khác (ví dụ trên đám mây). Thiết lập một lần với công cụ có sẵn như File History, Time Machine, sao lưu iCloud hoặc Google, rồi định kỳ thử khôi phục để chắc chắn bản sao lưu dùng được.

Những nguyên nhân mất dữ liệu phổ biến

• Ổ cứng, SSD hỏng đột ngột, thường không có dấu hiệu báo trước.
• Điện thoại, laptop bị mất, bị trộm, rơi vỡ, vào nước.
• Xóa nhầm tệp, ghi đè bản cũ.
• Mã độc tống tiền mã hóa toàn bộ tài liệu và đòi tiền chuộc.
• Tài khoản đám mây bị chiếm và dữ liệu bị xóa.

Trong các nguyên nhân này, mã độc tống tiền là lý do khiến cách sao lưu "chép vào ổ cắm thường trực" không còn đủ: nếu ổ sao lưu luôn kết nối, mã độc mã hóa luôn cả nó.

Quy tắc 3-2-1 áp dụng cho người dùng cá nhân

Với người dùng phổ thông, tối thiểu nên có một bản đám mây tự động và một ổ cứng ngoài sao lưu định kỳ.

Thiết lập trên Windows

1. File History: cắm ổ ngoài, vào Control Panel, File History, bật lên. Công cụ tự sao lưu thư mục người dùng theo chu kỳ và giữ nhiều phiên bản.
2. OneDrive: bật sao lưu thư mục Desktop, Documents, Pictures trong cài đặt OneDrive để có bản trên đám mây.
3. Kiểm tra dung lượng gói lưu trữ đủ cho dữ liệu của bạn.

Thiết lập trên macOS

1. Time Machine: cắm ổ ngoài, vào Cài đặt hệ thống, Time Machine, chọn ổ và bật mã hóa bản sao lưu.
2. iCloud Drive: bật đồng bộ Desktop và Documents nếu muốn có bản trên đám mây.

Thiết lập trên điện thoại

• iPhone: bật Sao lưu iCloud và Ảnh iCloud; hoặc sao lưu định kỳ vào máy tính qua Finder, iTunes với tùy chọn mã hóa.
• Android: bật Sao lưu bằng Google One và sao lưu ảnh của Google Photos hoặc dịch vụ của hãng điện thoại.
• Ứng dụng nhắn tin: Zalo, WhatsApp, Telegram có cơ chế sao lưu riêng; kiểm tra cài đặt của từng ứng dụng.

Đồng bộ không phải là sao lưu

Đây là hiểu lầm phổ biến nhất. Dịch vụ đồng bộ như OneDrive, Google Drive, iCloud Drive giữ cho các thiết bị có cùng một bản dữ liệu. Nếu bạn xóa nhầm hoặc mã độc mã hóa tệp trên máy, thay đổi đó cũng được đồng bộ lên mây. Điều cứu bạn là tính năng lịch sử phiên bản và thùng rác của dịch vụ, cho phép quay lại phiên bản trước trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy tìm hiểu dịch vụ bạn dùng giữ phiên bản bao lâu, và cách khôi phục hàng loạt. Để hiểu vì sao mã độc tống tiền nhắm cả vào bản sao lưu và cách chúng hoạt động, bạn có thể đọc thêm bài nhận diện và phòng tránh mã độc tống tiền.

Chống mã độc tống tiền cho bản sao lưu

• Rút ổ sao lưu sau khi sao lưu xong, hoặc dùng hai ổ luân phiên.
• Bật lịch sử phiên bản trên dịch vụ đám mây.
• Mã hóa ổ sao lưu để dữ liệu không bị đọc khi ổ thất lạc, theo hướng dẫn trong bài mã hóa dữ liệu trên thiết bị cá nhân.
• Bảo vệ tài khoản đám mây bằng mật khẩu riêng và xác thực hai yếu tố, vì kẻ chiếm tài khoản có thể xóa cả bản sao lưu.
• Giữ ít nhất một bản sao lưu cũ hơn vài tuần, phòng khi mã độc nằm im trước khi kích hoạt.

Sao lưu cho gia đình và cửa hàng nhỏ

Trong gia đình, dữ liệu quý nhất thường là ảnh con cái nằm rải rác trên điện thoại của nhiều người. Hãy chọn một dịch vụ ảnh chung, bật tự động sao lưu trên từng máy, và mỗi năm xuất một bản ra ổ cứng ngoài cất ở nhà. Với cửa hàng nhỏ hoặc văn phòng vài người, dữ liệu bán hàng, sổ sách và hóa đơn điện tử cần được sao lưu hằng ngày. Một thiết bị lưu trữ mạng (NAS) kết hợp sao lưu thêm lên đám mây là mô hình phổ biến, với điều kiện NAS được cập nhật firmware, đổi mật khẩu mặc định và không mở trực tiếp ra Internet.

Hãy giao rõ trách nhiệm: ai kiểm tra bản sao lưu hằng tuần, ai giữ mật khẩu tài khoản sao lưu. Nhiều vụ mất dữ liệu xảy ra không phải vì thiếu công cụ mà vì không ai để ý rằng sao lưu đã ngừng chạy từ nhiều tháng trước.

Kiểm tra bản sao lưu

Bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục chỉ là giả định. Mỗi vài tháng, hãy thử:

1. Khôi phục một tệp ngẫu nhiên từ ổ ngoài và từ đám mây.
2. Mở tệp để chắc chắn không bị hỏng.
3. Kiểm tra ngày sao lưu gần nhất, vì sao lưu tự động có thể âm thầm dừng khi ổ đầy hoặc gói đám mây hết hạn.

Nên sao lưu những gì

• Ảnh và video gia đình, thứ không thể tạo lại.
• Tài liệu công việc, hồ sơ cá nhân, bản scan giấy tờ.
• Mã khôi phục 2FA, khóa khôi phục mã hóa (lưu riêng, cẩn thận).
• Dữ liệu trình quản lý mật khẩu (theo hướng dẫn xuất an toàn của ứng dụng).

Ứng dụng và hệ điều hành có thể cài lại, nên không cần ưu tiên sao lưu. Khi dữ liệu đã an toàn ở nơi khác, việc xử lý sự cố trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều: máy dính mã độc có thể cài lại sạch sẽ mà không phải đắn đo. Tham khảo thêm thói quen cập nhật phần mềm định kỳ để giảm nguy cơ nhiễm mã độc ngay từ đầu.